Sapere che stile di matrimonio si vuole è un punto di partenza per fare una prima cernita tra le varie location.
Subito dopo questa passaggio, ci sono i sopralluoghi da fare nelle location prescelte.
Come farai, però, a capire qual è tra queste la location perfetta per le tue esigenze?
Ecco le principali domande da fare durante un sopralluogo.
Data disponibile
Prima di recarti fisicamente sul posto (potresti innamorartene perdutamente già al primo sguardo), chiama la location e parla con un responsabile. Illustragli le tue esigenze in breve e chiedi se c’è disponibilità per la data che ti sei prefissata. Se è già impegnata e tu sarai disposta a cambiare i tuoi piani, fissa un appuntamento; altrimenti passa alla location successiva.
Capienza e ambienti
Se la location è disponibile per il giorno che hai scelto, si passa al sopralluogo e alla definizione degli ambienti.
Fai subito queste domande:
- Quante sale avete?
- C’è la possibilità di fare la cerimonia in loco? Se se, solo civile o anche religiosa?
- Qual è il numero massimo di persone che potete ospitare?
- Si può fare un cambio sala?
- Gli spazi esterni sono predisposti con tensostrutture (tendoni o gazebo da sistemare in caso di pioggia o forte caldo)?
- Posso utilizzare gli ambienti esterni ed interni per fare il servizio fotografico?
- C’è anche la possibilità di alloggio?
- C’è una camera dove posso sistemare le mie cose e dove posso pernottare la prima notte?
Accessibilità
Importante per la comodità di tutti gli ospiti sono gli ingressi.
Se all’evento ci saranno persone disabili o con esigenze particolari è bene tenerlo presenta da subito. Tu stessa durante il sopralluogo potrai vedere e assicurati che ci siano i percorsi adeguati per tutti e i servizi necessari per il loro benessere.
Altro elemento da considerare, è il parcheggio. Assicurati che ci sia, che non sia troppo distante dalla location e che sia abbastanza capiente per tutti i tuoi ospiti.
Catering e banqueting
Non tutte le location hanno un servizio di ristorazione interna.
A volte può essere necessario rivolgersi ad agenzie esterne che si occupano proprio di questo. Chiedi al proprietario se c’è una cucina interna e se hanno un servizio di catering di fiducia. È importante sapere anche se tavoli, sedie, tovagliati, stoviglie e tutto il necessario per il ricevimento è già in loco o se si deve pensare ad un servizio esterno anche in questo caso.
Elettricità, musica e tempistiche
L’intrattenimento è un elemento importante per la riuscita dell’evento quindi è bene capire come muoversi nella location.
Chiedi se c’è già un impianto elettrico adeguato, dove è posizionato, se c’è la possibilità di allestire sia all’esterno che all’interno la console del Dj o la strumentazione di chi si occupa dell’intrattenimento.
Chiedi inoltre se hanno dei limiti di orari (“fino a che ora possiamo fare festa?”) e se ci sono altre regole interne da rispettare.
Allestimenti
Chiedi se si occupano anche di sistemare allestimenti e illuminazioni aggiuntive. A volte è qualcosa già compreso nel prezzo!
Fatti fare una lista delle cose di cui si occuperanno loro (e fallo scrivere nel contratto). Per i dettagli fisserai con il proprietario o il responsabile un appuntamento o un altro sopralluogo nelle settimane successive.
Costi e variazioni
Se tutti i punti precedenti sono conformi alle tue esigenze, si passerà al lato economico.
Chiedi i costi del pasto, i costi aggiuntivi per variazioni, se c’è la possibilità di fare menu speciali o per bambini e se si quanto costano quest’ultimi; se il vino e lo champagne sono compresi nel prezzo o devi occupartene tu. Chiedi anche se la torta è un servizio di cui si occuperanno loro o se hanno una pasticceria o un pasticcere di fiducia. Anche sweet table e candy corver sono elementi su cui accordarsi.
Se le risposte a queste domande saranno adeguate ai tuoi desideri: Complimenti, hai trovato la location per il tuo matrimonio!
Prima del sopralluogo, butta giù una lista e portala con te: ti aiuterà a non dimenticare nulla!
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